avagy hogyan működjetek, kommunikáljatok JÓL ha a csapat félig home office-ban, félig az irodában van
Követem az Onlife-os fiúk podcastját és most nagyon klassz sorozatot csináltak a hibrid munkavégzésről. Tudom, hogy most nyár van, és leginkább mindenki szabi előtt, alatt, vagy után van, de mindjárt itt a szeptember, amikor a legtöbb cég csak elindul – kivéve persze, ha újabb hullám, újabb korlátozásokat hoz – a visszatérések, sokszor pedig a hibrid munka felé.
Erre kaphattok a podcast-ban nagyon jó ötleteket, amelyeket mind vezetőként, mind munkavállalóként és persze HR munkatársként is nagyon hasznos megfogadni.
Sőt vezetőként, HR-esként érdemes lenne megtervezni, hogyan lehet megtervezni a céges kultúrátokra vetítve azt, hogy ezt így csinálják a kollégák, hogy működőképes legyen az a hibrid munka!
A legfontosabb tanácsok a hibrid munkavégzésre
A podcast-ban minden részletesen ki van fejtve, itt csak felsorolom a főbb pontokat, kiegészítve egy kis saját tapasztalattal:
Mindet Email-t válaszolja meg 24 órán belül
- munkaidőn belül aznap, munkaidő után másnap reggel
- pl. napi 3 idősáv beütemezed emailezést – segíti választ
- minimum azt írd vissza, hogy utánanézel, mikor válaszolsz
Anno multis munkavállalóként online és hibrid munkától függetlenül is idegesített, amikor egy fontos email-re semmi reakció nem érkezett. De erről számol be sok ügyfelem is.
Hogy miért fontos, hogy legalább annyit visszaírj, hogy köszi, láttam, utánanézek, ekkor válaszolok? Mert ebből nemcsak azt tudja a feladó, hogy jó helyre küldte az emailt, hogy megkaptad, hogy tőled várhatja a választ, hanem ez egyfajta visszajelzés számára arra is, hogy nem a végtelen világűrbe öntött egy újabb email-t. Ez pedig nemcsak motiváló, de hangulat emelő hatású is.
Ellenkező esetben viszont sok embernél ilyenkor bekapcsol a feleslegesség érzéstől kezdve a már megint nem tudom, hogy mit nem csináltam jól gondolatokig sok minden, ami szorongást, demotiváltságot idéz elő.
Telefonálj! – vedd fel a telefont ha hívnak, vagy hívd vissza 24 órán belül
- távolról se zárd ki magad rendszeres kommunikációból
- a hibridben a telefon olyan, mint az asztalon átszólás
Tudom, tudom ez rettentő nehéz egy introvertáltnak, aki a home-office boldog szigetén végre egyedül, csendben, zargatás nélkül dolgozhat. Csak ez nem hatékony, és ahogy az urak is mondják a podcast-ban kizárod magad a csapatból, kommunikációból.
Szintén saját tapasztalat, hogy sok munkahelyi, projekt kérdés elintézhető egyetlen 5 perces telefonnal, vagy 25 emaillel, amelybe fokozatosan egyre több címzett kerül (lásd egyfajta eszkalációkként), akik az első 20 email-t nem olvasva újabb remek ötletekkel állnak elő és indul a kör elölről. Nem jobb egy rövid telefonhívás az érintett(ekk)el?
Ha az tart vissza a telefonálástól, hogy nem szeretsz szóban kommunikálni, vagy tartasz tőle, hogy hadarsz, nem tudsz szépen fogalmazni, azon lehet dolgozni, megnézni, mi van e mögött, hogyan tudnál ezen változtatni!
Kérj aktív naptár használatot mindenkitől és te is tedd azt
- legalább az időd legyen strukturálva – hatékonysághoz fontos (ha már otthon a tér nincs elválasztva)
- lássák a másik min dolgozik, hol van (pl. nem veszi fel a telefont, vagy meeting alatt nem hívod)
Én még egyéni vállalkozóként is minden üzleti és magán találkozót, telefonhívást is rögzítek a naptáramban, nemcsak azért, mert egyébként simán elfelejtem, hanem azért is, mert ebből látom, hogy a hét mely napján, milyen napszakban tudok fókuszált munkát végezni.
Persze tudom és ismerem, hogy ez nem minden munkakörben működik így és van aki a heti 3-4 megbeszélését fejben is tudja. De gondolj mindig a kollégáidra. Neked is könnyebb, ha nem hívnak az alatt a pár megbeszélés alatt, és nem kell a meetingből kilépve felvenned, hogy beleszólj, mindjárt visszahívlak (mondjuk erre már feltalálták az sms sablonokat is).
ÉS azt is tudom, hogy többen nem szeretik, ha ilyen szinten ellenőrizhetőek, követhetőek, de hát ha munkavállaló, vagy vezető vagy, akkor bizonyos szintig vállaltad azt is, hogy a vezetőid nyomon követhetik, hol és mivel foglalatoskodsz éppen. Sok munkahelyen még az is belefér, hogy home-office-ban délben elintézel valamit, 2-kor elugrasz bevásárolni, ha egyébként nincs megbeszélésed, és a feladatokat elvégzed.
Persze az más egy másik kérdés, hogy vannak főnökök (és direkt nem vezetőt írtam), akik ilyen esetekre nem reagálnak túl jól, de ott is van választásod neked is (mész, vagy maradsz) és neki is (változik, vagy nem). Mindkettő jó coaching téma…
Ne írj két email, ha az elsőre nem válaszolnak
- ha nem kapsz email-re válasz, ne írj újat, eszkalálj: pl. telefon, chat, sms (így is rengeteg email van, nem hatékony, ha nem válaszol, a 2. ra se fog)
Az online és szerintem a hibrid működésben is millió email-t küldünk és kapunk minden nap, még ha csak a munkahelyieket nézzük is. Vajon hány darab felesleg ezekből? Akár mert ismétlő (mert mondjuk az elsőre nem ragáltál), akár mert ennyiféle téma, feladat van.
Vajon, ha még egyet küldesz a többi 100 mellé, arra fogsz kapni választ? Vagy ez arra jó, hogy megnyugtassa a lelkiismeretedet, te mindent megtettél, hogy megkapd az információt, hiszen kétszer is írtál neki.
Csak az a baj, hogy semmit nem értél el vele. Mert aki az elsőre nem válaszol, annak valószínűleg oka van. Viszont a 2-al őt is felidegesíted (gondolhatja, mit cseszeget már), és magadnak is okozol rossz perceket, hiszen ilyenkor gyakran elindul egy negatív gondolat folyam, hogy vajon miért is nem kapsz választ: nem jó embert kérdezel, nem érthető, amit írsz, nem működik az email-ed, az ő email-je, vagy „csak” nem tart annyira, hogy válaszoljon (ez utóbbi a legrosszabb, mert lehet, hogy megnyom egy piros gombodat, amiből még lejjebb kerül a hangulatod). Coaching-ban az ilyen helyezeteknél szoktunk ránézni a gondolatokra, érzésekre, majd más nézőpontból körbejárni a szituációkat, így átkeretezni a rossz érzéseket okozó gondolatokat.
Minden elkészült feladatot, státuszt jelents készre
- Ehhez fontos eredménytermékekben gondolkozni
- Kommunikálni kell, hogy hol állsz, akinek tudnia kell róla, tudjon! Hibridben semmilyen más formában nem értesül róla.
- pl. Email, megosztás, jegyre beírni, telefonon, meetingen megosztani
Ez talán triviális tanács, pedig hány esetet láttam, hallottam, amikor megy a dörgedelmes email, hogy miért nincs már kész, majd a válasz, hogy de hát már kész van. Csak senki nem tudott róla….
Képzeld el, még éjszaka is dolgozol valamin, mert határidős, pl. egy IT fejlesztés, amit másnap tesztelni kell, harmadnap pedig mennie kell az élesbe. Megcsinálod, majd mint aki jól végezte dolgát, hajnali 4-kor elmész aludni. Mire másnak 10-kor a gép elé ülsz, már ég a ház, mindenki őrjöng, mert a tesztelők nem tudták elkezdni a munkát, más nincs elég idő holnapig, hogy rendesen végig ellenőrizzék, és a vezetőnek dönteni kell, kiengedi-e az éles működésbe esetleg hibásan, amit aztán valamelyik hírműsorban olvas vissza pár nap múlva, vagy inkább eltolja az élesítést.
Ráadásul az egészért téged hibáztatnak, pedig te a lelkedet is kitetted, hogy elkészülj. mindez csak amiatt, mert nem írtad be a hibajegybe, fejlesztési rekordba, vagy email-be azt az egy szót, hogy KÉSZ. Ehhez lehet szokást kialakítani a készrejelentésre, vagy körbejárni a témát úgy, hogy milyen (nem) cselekvésnek, milyen következményei lehetnek rád és a csapatra nézve.
Ha valaki szóban szeret egyeztetni, azt szóban keressük
- Akkor is, ha nekem az email komfortosabb, nem én vagyok a fontos, hanem a „vevő”
- ne azt tedd, ami kényelmes, hanem ami eredményes
- kommunikáció nem rólad szól, hanem a másikról
Ez a legnehezebb. Tudom, én sem szeretek telefonálni. De megtanultam, ha egy olyan embernek írok email-t, aki utál levelezni, sosem kapok tőle választ. És ha olyan témában írok, ami nekem fontosabb, mint neki, akkor a végén én járok rosszabbul.
A kommunikáció nem közlés, hanem interakció, van egy adó és egy vevő. És csak akkor beszélünk kommunikációról, ha az adás – vétel oda vissza működik. Hogy tudna működni ez akkor, ha te a kedved szerinti formában, módon, időben csak közölsz, a másik pedig vagy nem tud, vagy nem is akar arra abban a formában válaszolni. Akkor nem kommunikáció, hanem egyoldalú információ megosztás.
Mégis a végén te érzed rosszul magad, mert már megint nem válaszoltak, megint semmiben vettek, vagy nem tartanak elég fontos embernek (ilyen gondolatok szoktak megérkezni). Érdemes megtudakolni a másik fél kommunikációs igényeit, lehetőségeit és a szerint együttműködni. Persze ehhez a saját egónkat háttérbe kell szorítani, ami sok embernek nehéz. De sebaj, ez is jó önfejlődési lehetőségeket tartogat!
Konfliktust, nehéz helyzetet soha ne írásban próbálj rendezni
- írásban lehetetlen megoldani ilyen helyzetet: alacsonyabb bizalmi szinten, konfliktushelyzetben
- általában írásban csak rontunk a helyzeten (nincs interakció)
- nem látod másik arcát, nem tudtok egymás szemében nézni
- szóban nem viszed át az indulatokat annyira
A másik kedvenc email-ezési témám. Hány olyan levél folyamot láttam, ahol egyre jobban eldurvultak a kifejezések, elindult a személyeskedés, sőt sokszor ügyfél – vállalkozó viszonyba jogi levelezésig, fenyegetőzésig ment a folyamat. Aztán amikor végre leültek személyesen a felek, akkor fél óra alatt sikerült létrehozni egy kompromisszumos megoldást.
Ehhez azonban megint belátás kell első lépésként, hogy nem biztos, hogy csak nekem van igazam és egy pillanatnyi szünet tartás, hogy ne dühből reagáljak. Ez is tanulható, csak észre kell venni, mikor rányomnál a válasz, vagy az új email gombra, akkor kell megállítani magad, visszafogni és inkább felemelni a telefont.
Aztán persze nem árt ez kis tárgyalástechnika, asszertív kommunikáción alapuló indulat közlés és fogadás, valamit a kérésed megfelelő tálalása. Plusz, hogy a végén a kompromisszumot ne vesztésnek éld meg, hanem nyerésnek.
Ajánlom a 4 részes podcast sorozat 2. részét kifejezetten, a fenti témák is abban vannak bővebben kifejtve. A többi rész is hasznos, arról még én is fogok írni külön is!
Hú, tudom tömény volt és amiért én mindezt összefoglaltam?
Mert ez mindegyik olyan téma, amelyen egyéni, vagy csoportos coaching-ban foglalkozni lehet és érdemes. Megtanítani, hogy adott embernek, csapatnak hogy tud mindez jól működni, hogy egyénenként mi a gátja annak, hogy adott személy fel tudja venni a telefont, készre jelentse a feladatot, beírja a naptárába, hogy hol van. Az együtt dolgozó csoportokban (akár projekt feladaton) pedig jól ki lehet alakítani egy közös szabályrendszert, amelyet mindenki elfogad, így nagyobb eséllyel fogja használni is!
Ha akár vezetőként, akár munkavállalóként magadra ismertél, mint akinek nehézsége van a fentiekkel, akár a csapatodban lenne érdemes közös nevezőre hozni a működést, keress meg, megbeszéljük, hogyan tudnálak ebben támogatni.
Forrás és inspiráció: https://onlife.academy/hibrid-munka-2-resz-hogyan-legyunk-eredmenyesek-az-irodabol-es-tavolrol-egyarant/
