fbpx

Hogyan legyél hatékonyabb?

Share on facebook
Share on email
Share on linkedin

Te mennyire érzed a napi munkában magad hatékonynak? És ha igen, az vajon a céljaid, a vállalkozásod sikeressége felé visz?

Azt járom körül ebben a bejegyzésben, hogyan tudsz te magad a saját mércéd szerint hatékonyabb lenni. Ehhez megnézzük az idő és feladatgazdálkodási, nap tervező és szokás kialakító módszereket, hogy ki tudd választani, melyik jön be neked.

Miért téma a hatékonyság?

Mert sok vállalkozónál látom, hogy minden terv, elhatározás ellenére mégsem sikerül megcsinálni azokat a dolgokat egy napon, héten, vagy akár évben, amit elterveztetek.

Ennek egyik oka lehet az, hogy nem tudod hatékonyan beosztani a munka-idődet. És most direkt munka időt írok (amit ugye vállalkozóként te magad döntesz el, hogy az mennyi), itt és most a magánélet-időt nem szeretném zargatni. Persze a kettő egyensúlyának problémái egy következő jó kis téma….

Te mikor érzed magad hatékonynak?

Vagy legalább úgy, hogy na ma is megtettem, amit tudtam.

Amikor ezt a kérdést feltettem a csoportba, meglepő válaszok jöttek. Vagy talán nem is lepődtem meg annyira. Mert a válaszok nagy része a körül forgott, hogy valójában saját magatokat ítélitek meg ezen a téren is, vagyis nemcsak a tényeket nézitek, hogy hány feladatot fejeztetek be, milyen eredményeket értetek el, hanem azt is, hogy mikor érzitek magatokat annak.

Ami azért nehéz ügy, mert ha eleve alacsony az önértékelésed, akkor megcsinálhatsz te minden betervezett feladatot, elérhetsz fantasztikus eredményeket, meg fogod találni, hogy miért is nem voltál hatékony.

Ennek ellenszere, ha visszatéríted magad a racionalitás felé, azaz igyekszel az alapján eldönteni, hogy adott időszakban megfelelően dolgoztál-e, hogy megnézed hány és milyen feladatot végeztél el, és azokkal milyen eredményeket értél el.

Pl. lett-e belőle ügyfél, bevétel, kézzelfogható termék, szolgáltatás, poszt, stb.

Időmenedzsment, tervezés technikák

Ha hatékony munkavégzésről beszélünk, nem lehet kihagyni azt sem, hogy bizony jó, ha jól be tudod osztani a munkára szánt idődet. Valamint, ha a feladataidat meg tudod tervezni, és a terveket végre is tudod hajtani.

Ehhez mutatok pár technikát, módszert, ami egyáltalán nem teljeskörű és valószínűleg ezek elolvasása nem is oldja meg a problémáid. Mert ahhoz meg kell találni, hogy melyik az, amelyiket Te a saját életedben, vállalkozásod körében, személyiségeddel tudsz használni, amihez viszont ki kell próbálni és mindig egy picit tágítani azt a bizonyos komfort zónát.

pl. kicsit szabályozni magad, hogyan, mivel töltöd a napodat, mint eddig

Napi feladatlista

Az egyik legegyszerűbb, ám mégis leghatékonyabb – főleg kezdésként – hatékonyság növelő módszer, ha egyszerűen összeírod a feladataidat.

Majd fogok külön posztban arról is beszélni, hogy ezt hogy érdemes heti szinten kezelni, meg arról is, hogy a napi rutint is érdemes kialakítani.

Maga a feladat lista egyszerűen úgy készíthető el, hogy összeírod az aznapra tervezett feladataidat😊 Tudom, most óriási dolgot mondtam. DE!

Pár tanács, ötlet, hogy ez tényleg működjön nálad:

  • ismerd meg, mire mennyi időre van szükséged (ehhez érdemes magadat követni, vagyis mérni a feladatokra szükséges időt, time tracking, felírod, stb)
  • ennek megfelelően annyi feladatot tervezz be egy napra, amennyi belefér, vedd figyelembe a megbeszéléseket, találkozókat, utazást, ha otthonról dolgozol, akkor a háztartási feladatokat, amit úgyis elvégzel, ebédidő, pisi, kávé, cigiszünet, stb. – megsúgom egy HR-es azt mondta nekem, ha egy ember nettó 5-5,5 órát dolgozik egy nap a 8 órás munkaidőből, az már nagyon jó eredmény!
  • vedd figyelembe az aznapi ritmusodat, nőként a ciklusodat, egészségügyi állapotodat, még az időjárást is (ha túl meleg van nyáron, ha esős szürke az idő, ez mind hatással lehet a hatékonyságodra), de még az érzelmi állapotod is fontos, ha valami gond van veled, körülötted, az elviszi a fókuszt
  • a feladatokat rögzítsd valamilyen rendszerben: ez lehet informatikai megoldás, mobil app, böngészőben használt, letöltött, vagy éppen egy papír füzet, a lényeg, hogy vissza tudd nézni az előző napokat, előre tudj akár tervezni, ami fontos a következetességhez, folyamatosság miatt és legfőképpen az értékeléshez, hogy lásd, mennyi mindent végeztél el!
  • ez megint „meglepő” lesz, húzd ki, pipáld ki, amit elvégeztél – hihetetlen motiváló ereje van (bár nem elég)…
  • és a plusz egy, amire már utaltam, nap végén nézd végig, mit végeztél el, legyél büszke, könyveld el, amit sikerült, főleg, ha valami nehezet oldottál meg, vidd tovább, amit nem sikerült és próbáld meg reálisan átnézni, hogy mi volt az oka annak, hogy nem tudtad befejezni

Priorizálás

Következő hatékonyság növelő módszer a priorizálás. Mármint a feladatoké.

De előtte megint lépj egy lépéssel hátrébb: olyan feladatokat határozz meg magadnak, amelyek a fő céljaidhoz illeszkednek. Azaz a vállalkozásod víziójához, küldetésedhez, hosszútávú céljaidhoz.

Mi mentén érdemes priorizálni?

Sokféle megoldás létezik.

  • az egyszerű mi a legfontosabb, legkritikusabb (1-3-ig, vagy színekkel jelölve),
  • az eisenhower mátrixon át (Fontos és Sürgős, vagy nem annyira sürgős – nem fontos) táblázatos beosztásán keresztül
  • a különböző pontozásos rendszerekig (pl. ICE score rendszer).

Ha használsz valamilyen feladatkezelő alkalmazást, általában ott is a sablonok, alapok rögtön felajánlanak pár verziót (kategórák, számok, színek, akár összetett rendszere).

Biztosan vagytok, akiknek ez bejön, akit ez segít abban, hogy tényleg arra koncentráljon, ami fontos, hasznos számára.

Bevallom én próbálkoztam a szeretett clickup-ban is bejelölni (ami után a fontossági sorrend szerint listázza automatikusan a napi feladatokat), de nekem nem működött. Én azt szeretem, ha egy napon belül én osztom be, mikor, mit csinálok.

Amire hívlak Titeket az az, hogy próbálj ki több rendszert, de aztán használd, vagy ne használd azt, ami téged segít, támogat. Ami lehet, hogy olyan priorizálási rendszer, ami csak a fejedben létezik, nincs leírva, de mégis használod, hiszen ahogy a poszt elején írtam a fő célod felé tartva, az lesz a fontos, ami a felé visz.

Figyeld meg, neked melyik válik be?

Heti tervezés

Nézzünk egy újabb eszközt, a heti tervezést.

Már utaltam rá, hogy érdemes fokozatos felülről lefelé lebontani azt, hogy mivel is foglalkozol napi szinten.

Ehhez ebben a folyamatban tudsz eljutni:

stratégia (több éves távlat) – hosszú távú célok (1-2 éves távlat) – rövidebb, de nagyobb mérföldkövek (negyedéves, fél éves) – havi célok, kisebb mérföldkövek – heti tervek.

Így tudod biztosítani azt, hogy tényleg azzal foglalkozz a napjaidban, ami a fő célod, a víziód felé visz és ne csak elsodorjanak a hétköznapi problémák, megoldandó kérdések.

Én kb. egy éve szoktam rá a heti szintű tervezésre, de csak pár hónapja veszem igazán komolyan, mióta van egy személyes mentorom, akinek minden hét elején beszámolót küldök😊

Viszont ez a kis beszámoló nagyon jól mederben tart, mindig vissza tudok rá  nézni, a napi beosztásnál is csekkolni szoktam, nem felejtek-e ki valamit, nincs-e már valaminek határideje, stb.

Nálam egy a heti tervezés több rétegű

Egyrészt vannak a mindennapi napi feladatok.

elsődlegesen maga az ügyfelekkel való munka, annak előkészítése, utómunka, küldés, stb.

adminsztráció jogi, pénzügyi, én pl. az üléseket is rögzítem (esetleges későbbi certifikáció miatt is), az előbb említett beszámoló, számlák, ügyfél kapcsolatok, stb.

Másrészt van a tartalomkészítés.

Erre van egy heti tervem, hova, mennyiszer, milyen típusú posztot, videót, hangot, képet, stb. tervezek. Erre van egy heti feladatom alfeladatokkal, azt görgetem a héten és minden hét elején megtervezem, kb. mit fogok éppen azon a héten írni, publikálni (mint pl. ezek a hatékonyság posztok).

Majd vannak az ún. stratégiai, fejlesztő feladatok, új termék, szolgáltatás, árak, egy ebook, kampány, valaminek a bevezetése.

Ezek általában projektként vannak rögzítve, és abból ami az adott hétre esik, azt csinálom.

Ez a terv, a valóságban pedig minden héten átgondolom az előző heti eredmények, korábbi tapasztalataim alapján, hogy mi fog beleférni, mi fontos és az alapján tilitolizni szoktam a határidőket.

Nálam az vált be, hogy van egy heti keret, és azon belül az ülések, egyéb programok, utazási igény, hangulat, ciklus alapján én döntöm el, pontosan melyik feladatot mikor csinálom a héten belül.

A lényeg, hogy jó, ha van egy heti terved, kereted, mert azzal nemcsak hatékonyabb lehetsz, hanem egy szép keretet tud adni a munkahétnek, annak elindításához, majd lezásárához is, ami a munka – magánélet egyensúlynak sem tesz rosszat.

Napi tervezés

Ha van egy jó havi és vagy heti terved, abból már szinte „gyerekjáték megtervezni a napodat!

Két fő dolgot végy figyelembe a napod tervezésekor:

  • milyen fix programok, ügyfelek, utazás, magánéleti feladataitok vannak aznapra – és ezek mennyi időt vesznek el

pl. konzultációk, coachingok, workshop-ok, akár te tartod, akár te mész, kell-e oda vissza utazni, felkészülni, végén lezárni, leírni a dolgokat.

  • Milyen hangulatban, ciklusban vagytok, mennyire fáradtak, kimerültek, a hét melyik napja van és ekkor mennyire szoktatok hatékonyak lenni

Van, aki a hétfőt szokta megnyomni, majd kedden tart egy lazább napot, de van, akinek a kedd eleve zsúfolt, ezért hétfőn tart egy bemelegítő napot.

+1 szabály/ megfontolandó

A fentiek függvényben egy napra 3-5 nagyobb feladatnál többet ne tervezz be. Sem agyban, sem időben nem fog beleférni.

És még egy trükk:

ha korábban mérted, vagy legalábbis tisztában vagy azzal, hogy az egyes feladataiddal mennyi időt szoktál eltölteni, azt is vedd figyelemve.

Van akinek egy poszt bejegyzés 10 perc, van akinek 1 óra vagy az adminisztrációs feladatok elvisznek hetente majd 1 órát, másnak (mert pl. KATÁS) elég heti 20 perc, stb..

Nálam a feladatlistám integrált a naptárral, tehát a napi feladataim  mellett látom a napi találkozókat, ügyfél üléseket, konzultációkat, így eleve annyi feladatok tervezek (legalábbis igyekszem) adott napokra, amennyi idő ezek mellett marad.

Emellett már egy éve használom a toggl tracket és eleinte nagy meglepetéseket okozott, mire mennyi idő kell.

Plusz, kiderült számomra (és egy HR-es szakember megerősített, hogy ez kb mindenkivel így van), hogy ha kb 8 órás munkanapot tartok, akkor 5,5-6 óra a maximum, amit nettó konkrét munkával töltök. A többi a kávézás, evés, WC, otthoni esetleg apróbb házimunka, kutyalevitel, stb…

Mindezeket azzal a céllal írtam le, mert annyiszor látok csalódást, hogy mennyi mindent beterveztek és nem sikerül teljesíteni, ami nagyon demotiváló!

Hogy állsz a napi tervezéssel, mennyire tudjátok betartani és hogy sikerül figyelembe venni a fentieket?

Deep work – azaz mély munka szakaszok

Még egy utolsó, de fontos és hasznos technikát mutatok. Ez nem más, mint az elmélyült munka (angolul: deep work).

Lényege pedig nagyon röviden az, hogy tervezz be a nagyobb odafigyelést, elmélyülést igénylő feladatokra fix időpontokat akár már a héten előre és számolj ezen szakaszra legalább 60-90, vagy akár 120 percet (persze szünettel).

Az előre beütemezés segíteni fog, hogy tényleg el is kezd, a hosszabb idő pedig abban, hogy végig is csináld. Perce ez időszakban a korábbi fókuszálós poszt, podcast ötleteit igyekezz megvalósítani, minimum kikapcsolni minden értesítést, bezárni alkalmazásokat, vagy akár elvonulni ha olyan az idő a szabadba, kis helyiségbe csak a füzeteddel, gépeddel.

3 fő irányzatot tanultam Timentor Stipitől:

Monastic filozófia: akár egész nap, vagy több napra, telejesen kiikítatni a zavaró tényezőket az életünkből (remete üzemmód)

Bimodal filozófia: elvonulós időszakok – saját ritmushoz alakított időszakok blokkolása mély munkára (pl. fél nap), betervezve, megszervezve

Ritmikus filozófia: saját ritmus kialakítása, mély munka szokássá tétele, pl. reggel, de, du 60,90 perces fix időszakok

Bevallom én valahol a ritmikus és az ad hoc mély munkát gyakorlom, mondjuk úgy, hogy ebben még van fejlődési potenciálom. De már csináltam, hogy egy héten min 2 90 perces alkalmat leblokkoltam a naptáramban megadott témára mély munkára és több kevesebb sikerrel alkalmaztam is, mondjuk volt, hogy eltoltam egy nappal. Ami viszont biztos, hogy ilyen munkát és 10 előtt és 16 után nem tudok hatékonyan csinálni.

Melyik a Te mély munka fázisod, illetve mi az, ami bevált neked?

Remélem hasznosak voltak számodra a gondolataim és a technikák.

Még egy javaslat útravalónak:

A hatékonysági problémák mögött az idő és feladat menedzselési problémákon túl még egy dolog állhat. Ezzel most ebben a bejegyzésben most nem foglalkoztam (de fogok még másban). Ami nem más, hogy figyelj arra, ha olyat akarsz lekényszeríteni a torkodon, ami nem Te vagy.

Pl. olyan marketing, posztolás, program, ár, célcsoport, kampány😊, amit nem tudsz jó szívvel ajánlani, megtenni.

Mert ha ezt próbálod, akkor garantálom, hogy hiába minden tervezés, technika, a végén csak keserűség, eredménytelenség és még rosszabb önbecsülés marad hátra…

Sok sikert, önazonosan is hatékonyan, tudod, ne elfoglalt legyél, hanem eredményes (a te mércéddel)!

Ha kérdésed van, végignéznéd a napodat, hogy hatékonyabb legyen, vagy a tervezésben van szükséged segítségre, akkor nézz körül az oldalon és a csoportban, van-e most ilyen workshop, vagy keress meg és megbeszéljük, hogyan tudlak ebben támogatni.

Emese

Emese

Szikora Emese business coach vagyok. Célom, hogy vezetőként, vagy munkavállalóként a napi problémák megoldásában, a csapat együttműködésének és a saját gondolkodásmódod fejlesztésében támogassalak. Vállalkozóként abban segítselek hogy felépíts egy jól működő, sikeres, rád szabott vállalkozást.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

További friss cikkek